איך תארגנו כנס מוצלח? רשימה שהיא MUST
כנס מהווה את ההזדמנות האולטימטיבית לייצר פעילות עסקית, נטוורקינג, לתקשר מסרים חשובים, לנהל דיונים ולהיפגש עם אנשי מפתח בתעשייה. ארגון כנס דורש תכנון מוקפד לפרטי פרטים מבחירת אולם דרך גיבוש התוכנית המקצועית ועד החוויה הקולינארית, תשתית טכנית, משקאות ומזכרות למשתתפים
כנס מהווה את ההזדמנות האולטימטיבית לייצר פעילות עסקית, נטוורקינג, לתקשר מסרים חשובים, לנהל דיונים ולהיפגש עם אנשי מפתח בתעשייה. ארגון כנס דורש תכנון מוקפד לפרטי פרטים מבחירת אולם דרך גיבוש התוכנית המקצועית ועד החוויה הקולינארית, תשתית טכנית, משקאות ומזכרות למשתתפים.
לפניכם טיפים חשובים בהפקת כנס מנצח, צעד אחר צעד:
התוויית אופי האירוע
לפני שיצאתם לדרך החליטו מה יהיה הקונספט של האירוע בהתאם למטרות וליעדים, זאת על מנת להבין איך לתפור אותו רעיונית ואיך להוציא את החזון אל הפועל.
תהליך קבלת ההחלטות כולל סגירת פרטים כמו מי יהיו המרצים בכנס, האם זה יהיה כנס עם סדנאות מעשיות או דיונים ואת מי תכלול רשימת המוזמנים. ברגע שיהיו לכם כל הפרטים הטכניים יהיה לכם קל יותר לעבור לשלב של בחירת מקום וגיבוש תוכן העניינים של האירוע.
בחירת אולם לכנס
המקום שעתיד לארח את האירוע צריך לעמוד בסטנדרט הגבוה ולהרשים את המוזמנים וכמובן, להכיל את כמות המשתתפים המשוערת.
מומלץ להעדיף אולם כנסים במרכז כדי שיהיה נוח טכנית למוזמנים להגיע מאזורים גיאוגרפיים שונים ויש לוודא שהמקום מספיק גדול דיו לכל המוזמנים.
שימו דגש בבחירת הקומפלקס או מתחם האירועים בכל הנוגע לחזות ולאסתטיקה של המקום, לשילוב בין חוץ לפנים כך שאם תנאי מזג האוויר יאפשרו זאת – תוכלו להשיק את קבלת הפנים באוויר הפתוח ולהמשיך משם להרצאות ולסדנאות בחלל המקורה.
בדקו שלמקום חנייה מסודרת ותשתית מודולארית שמאפשרת למתג אותו בהתאם לקונספט הנבחר. שריינו מראש את המקום לתאריך הייעודי לאירוע.
פתרונות טכנולוגיים
אין ספק שהתשתית הטכנית משחקת תפקיד חשוב בהצלחת האירוע. כדאי לבחור מקום שמציע פלטפורמה טכנית מתקדמת כולל אמצעי מולטימדיה משוכללים, תאורה שניתנת לוויסות בהתאמה אישית, מערכת סאונד מתקדמת, חיבור לאינטרנט אלחוטי ומסכים גדולים להקרנה ומצגות. בדקו מה מציע האולם ואיזה ציוד יש להביא עמכם.
תכנון התקציב
הגדירו מסגרת תקציבית לאירוע, כדי להימנע מחריגות כספיות והחליטו על מה להשקיע את הכסף וכיצד לחלק את הסכומים לפי סדר עדיפויות (אולם, מרצים, עיצוב) והשאירו תמיד כסף בצד למצבים בלתי צפויים.
בחינת לוח הזמנים
תכננו את הלו"ז של המאורע בצורה ריאלית והחליטו האם האירוע יתפרש על פני מספר חללים, של סדנאות וסמינרים שיתקיימו בו זמנית בחללים שונים או בפורמט אחיד בחלל אחד ויחיד.
שריינו מראש את נבחרת המרצים, החליטו על פעילויות משדרגות כמו סימולציות, הדגמות חיות ופנו זמן להפסקות במיוחד לארוחת צוהריים או ערב או אם מדובר באירוע ארוך יחסית של יום שלם – שתי הארוחות.
החוויה הגסטרונומית
הכנסים של היום מייצרים חוויה מקצועית בלתי נשכחת והחוויה הגסטרונומית היא חלק בלתי נפרד ממנה. בחרו מלכתחילה אולם אירועים בעל קונספט מיוחד שבא לידי ביטוי גם במישור הקולינארי ומציע ארוחות שף מושקעות, יריד אוכל בסגנון בינלאומי עם מטעמים חובקי עולם, בית קפה טרנדי.
גיבוש הצוות
כנס דורש לרוב הצבת עמדות רישום מאוישות על ידי דיילים או עמדות אוטומטיות לאישור המשתתפים וסדרנים שיסייעו למשתתפים להגיע למקומם.
בצעו הכשרה מקדימה לצוות של האירוע בשילוב הצוות של האולם על מנת שכולם ידעו מה מצופה מהם בזמן אמת ויוכלו להעניק את השירות המקצועי האדיב והטוב ביותר.
היכן כדאי לקיים את האירוע?
קולוניה ריזורט אירועים הוא מקום נפלא לכנסים מרהיבים בעל מיקום מרכזי שמאפשר להתנתק משגרת היום יום ולשלב בין הנאה לעסקים בדרך מקורית. הזירה הגסטרונומית של קולוניה כוללת שוק אוכל, בית קפה, סעודה חגיגית והמקום מצויד טכנית בכל האבזור הנדרש לכנס מוצלח. היכונו לקצור מחמאות.
